Trước khi đặt hàng số lượng lớn, bạn cần bằng chứng cho thấy nhà sản xuất mỹ phẩm chăm sóc da có thể sản xuất đại trà sản phẩm an toàn và ổn định như mẫu thử. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thương hiệu chăm sóc da Nam Mỹ do khoảng cách vận chuyển xa và điều kiện khí hậu nóng ẩm.
Bài viết này được viết như một cẩm nang xác minh dành riêng cho chủ thương hiệu. Chúng ta sẽ lấy Quy trình kiểm soát chất lượng (QC) của Livepro làm ví dụ minh họa cho khái niệm "kiểm soát chất lượng tốt" và cách bạn có thể xác minh điều đó khi đánh giá bất kỳ nhà máy nào. Chủ đề này cũng liên quan trực tiếp đến các chiến lược kiểm soát rủi ro trong Cẩm nang sản xuất OEM dành cho các thương hiệu chăm sóc da.
Lộ trình xác minh chất lượng (những yếu tố cần kiểm tra và thời điểm thực hiện)
Hãy hình dung việc xác minh như một chuỗi thao tác đơn giản:
- Kiểm tra nhà máy trước khi lấy mẫu (họ thực sự có hệ thống kiểm soát chất lượng hay chỉ sở hữu các chứng chỉ?)
- Kiểm tra ở giai đoạn lấy mẫu (liệu họ có thể tái tạo đúng sản phẩm bạn đã phê duyệt không?)
- Bằng chứng trước sản xuất (tài liệu + kiểm tra nhằm giảm thiểu rủi ro)
- Bảo vệ lô hàng đầu tiên (mẫu chuẩn, kiểm tra và hành động khắc phục)
Đây là những gì thực tế đã mang lại hiệu quả cho nhiều nhà mua: coi mỗi giai đoạn như một cổng kiểm soát. Nếu nhà máy không vượt qua được các cổng kiểm soát ở giai đoạn đầu, bạn sẽ không ‘hy vọng’ rằng họ sẽ cải thiện ở giai đoạn sau. Thay vào đó, bạn chuyển sang lựa chọn khác.
Giai đoạn 1: Kiểm tra nhà máy trước khi lấy mẫu (bộ lọc ‘liệu việc này có đáng để tôi bỏ thời gian không?’)
Những câu hỏi bạn nên đặt ra với bất kỳ nhà máy nào
- Nhà máy có thực hiện kiểm tra nhập kho đối với nguyên vật liệu và bao bì không?
- Nhà máy có kiểm tra chất lượng nước sử dụng trong quá trình sản xuất không?
- Nhà máy có tiến hành giám sát môi trường và vệ sinh tại khu vực chiết rót không?
- Quy định về kiểm tra sản phẩm đầu tiên trước khi bắt đầu chiết rót là gì?
- Bạn có lưu giữ hồ sơ lô sản xuất và mẫu lưu giữ không?
- Khi xảy ra sự cố, bạn có quy trình xử lý ngoại lệ được ghi chép đầy đủ không?
Cách xác nhận hiệu lực (thực tế):
Yêu cầu nhà máy cung cấp:
- Mẫu biểu mẫu xử lý ngoại lệ trống
- Một mẫu danh sách kiểm tra chất lượng (QC) cho nguyên vật liệu đầu vào
- Một đoạn video ngắn giới thiệu tổng quan về kho hàng, khu vực cân, khu vực sản xuất và phòng thí nghiệm
Giai đoạn 2: Kiểm tra trong quá trình lấy mẫu (không đánh giá chất lượng chỉ dựa trên độ mịn)
Những việc bạn nên làm trong quá trình lấy mẫu
- Sử dụng bảng chấp nhận mẫu đơn giản (ngoại quan, mùi, độ pH mục tiêu, cảm giác độ nhớt, khả năng thẩm thấu, độ hoàn thiện).
- Yêu cầu lấy mẫu lặp lại được sản xuất vào một ngày khác bằng cùng phiên bản công thức.
- Khóa mã phiên bản công thức trước khi chuyển sang sản xuất số lượng lớn.
Cách xác nhận hiệu lực (thực tế):
Hỏi bất kỳ nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) nào:
- "Các ông có kiểm tra khối lượng tịnh và độ kín của bao bì mà chúng tôi đã lựa chọn không?"
- "Các ông có xác nhận quy trình chiết rót bằng một lần chạy thử nghiệm với mẫu không?"
- "Các ông có thể chia sẻ những tiêu chí kiểm tra và ngưỡng đạt/không đạt không?"
Giai đoạn 3: Bằng chứng tiền sản xuất (tài liệu + kiểm tra nhằm giảm thiểu rủi ro trong sản xuất số lượng lớn)
Các tài liệu tối thiểu bạn nên yêu cầu
Nguyên liệu thô và công thức
- Danh sách INCI
- Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho các nguyên liệu thô quan trọng (đặc biệt là các hoạt chất chính)
- Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS) khi cần thiết cho vận chuyển và an toàn
Kiểm soát chất lượng và sản xuất
- Bảng đặc tả sản phẩm hoàn chỉnh (dải pH, dải độ nhớt, tiêu chuẩn ngoại quan, giới hạn vi sinh)
- Kế hoạch kiểm soát chất lượng: các thông số được kiểm tra ở giai đoạn nhập nguyên liệu, trong quá trình sản xuất và giai đoạn cuối
- Cấu trúc hồ sơ lô sản xuất (ngay cả khi đã được ẩn danh)
Bao bì
- Đặc tả bao bì (vật liệu, loại bơm, loại lớp lót)
- Kế hoạch kiểm tra bao bì và phương pháp lấy mẫu
Cách xác nhận hiệu lực (thực tế):
Khi bạn yêu cầu giấy COA, đừng chỉ chấp nhận mà không kiểm tra. Hãy hỏi:
- "Bạn có xác minh các giá trị trên COA bằng thử nghiệm nội bộ ngay khi hàng đến không?"
- "Nếu một nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, bước tiếp theo là gì? Cách ly? Phản hồi từ nhà cung cấp? Hành động khắc phục?"
Giai đoạn 4: Bảo vệ hàng loạt đầu tiên (cách thức đảm bảo an toàn cho lần ra mắt sản phẩm của bạn)
Những điều bạn cần thiết lập cho đơn hàng đầu tiên
- Mẫu vàng: đơn vị tham chiếu đã được phê duyệt mà cả hai bên đều lưu giữ.
- Tiêu chí phóng hành: thống nhất định nghĩa về khái niệm “chấp nhận được” (độ pH, độ nhớt, vi sinh, ngoại quan).
- Kiểm tra trước khi giao hàng: xác định quy tắc kiểm tra (kiểm soát chất lượng nội bộ và/hoặc bên thứ ba).
- Mẫu lưu: lưu mẫu từ mỗi lô để đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc.
Cách xác nhận hiệu lực (thực tế):
Hỏi bất kỳ nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) nào:
- "Kiểm tra mặt hàng đầu tiên của bạn bao gồm những nội dung cụ thể nào?"
- "Bạn tiến hành kiểm tra các chỉ tiêu vi sinh trong quá trình sản xuất với tần suất như thế nào?"
- "Bạn có giám sát chất lượng nước hàng ngày không?"
Các vấn đề sau bán hàng (khiếu nại, trả hàng và nguyên nhân gốc) thì sao?
Chất lượng thực sự trưởng thành của một nhà máy sẽ bộc lộ rõ khi phát sinh sự cố.
Cách xác nhận hiệu lực (thực tế):
Yêu cầu:
- "Nếu xảy ra khiếu nại, quý vị có thể truy xuất về hồ sơ lô sản xuất không?"
- "Quý vị có các bước hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) không?"
- "Quý vị xác định như thế nào để biết đây là vấn đề liên quan đến lô sản xuất hay vấn đề liên quan đến thao tác xử lý?"
Một danh sách kiểm tra nhanh mà bạn có thể sao chép để đánh giá bất kỳ nhà cung cấp mỹ phẩm OEM nào
Trước khi lấy mẫu
- Quy trình kiểm soát chất lượng (QC) được giải thích rõ ràng
- Có kiểm tra nhập kho đối với nguyên liệu thô và bao bì
- Có kiểm soát nước/môi trường/vệ sinh đối với khu vực sản xuất
- Các biểu mẫu xử lý ngoại lệ và các hành động khắc phục tồn tại
Trong quá trình lấy mẫu
- Tính tương thích bao bì được xem xét từ sớm
- Có thể thực hiện lấy mẫu lặp lại (khả năng tái lập)
- Sử dụng kiểm soát phiên bản công thức
Trước khi sản xuất số lượng lớn
- Cung cấp bảng đặc tính kỹ thuật và kế hoạch kiểm soát chất lượng
- Giấy chứng nhận phân tích (COA) được xác minh thông qua các phép thử nhập kho
- Các quy tắc kiểm tra mặt hàng đầu tiên đã được xác định
- Các tiêu chí phóng hành đã được thống nhất bằng văn bản
Muốn áp dụng phương pháp này cho nhà cung cấp tiếp theo của bạn?
Nếu bạn chia sẻ (1) loại sản phẩm, (2) thị trường mục tiêu và (3) định dạng bao bì, chúng tôi có thể đề xuất một kế hoạch kiểm soát chất lượng trước sản xuất thực tế, bao gồm các tài liệu cần yêu cầu và các bài kiểm tra phù hợp với mức độ rủi ro của bạn.
×
EN
Tin Tức Nổi Bật
