Come possono i brand convalidare i prodotti OEM per la cura della pelle prima della produzione?

Prima di effettuare un ordine in grandi quantità, è necessario disporre di una prova che il produttore di prodotti per la cura della pelle sia in grado di realizzare, su larga scala, lo stesso prodotto sicuro e stabile. Ciò è particolarmente importante per i marchi sudamericani di prodotti per la cura della pelle, a causa delle lunghe distanze di spedizione e delle condizioni climatiche calde e umide.

Questo articolo è redatto come guida alla convalida rivolta ai proprietari di marchi. Analizzeremo Il processo di controllo qualità di Livepro come esempio di ciò che costituisce un "controllo qualità adeguato" e di come potete verificarne l’efficacia durante la valutazione di qualsiasi fabbrica. Questo argomento è strettamente collegato alle strategie di gestione del rischio illustrate nella nostra Guida alla produzione OEM per i marchi di prodotti per la cura della pelle.

La roadmap per la convalida della qualità (cosa verificare e quando)

Considerate la convalida come una semplice sequenza:

1. Verifiche presso la fabbrica prima del prelievo dei campioni (dispongono di un vero controllo qualità oppure soltanto di certificati?)
2. Controlli nella fase di campionamento (possono riprodurre quanto approvato?)
3. Documentazione e test pre-produzione (per ridurre i rischi)
4. Prima protezione in serie (campione aureo, ispezioni e azioni correttive)

Ecco cosa ha effettivamente funzionato per molti acquirenti: trattare ogni fase come un cancello. Se lo stabilimento non supera i cancelli precedenti, non ci si limita a «sperare» che migliori successivamente: si passa ad altro.

Fase 1: controlli pre-campionamento dello stabilimento (il filtro «vale la pena dedicargli il mio tempo?»)

Cosa chiedere a qualsiasi stabilimento

• Effettuate ispezioni in ingresso per materie prime e imballaggi?
• Effettuate test sulla qualità dell’acqua utilizzata nella produzione?
• Effettuate monitoraggio ambientale e igienico nelle aree di riempimento?
• Quali sono le vostre regole per l’ispezione del primo articolo prima dell’inizio del riempimento?
• Conservate i registri dei lotti e i campioni di conservazione?
• Quando si verifica un problema, avete un processo documentato per la gestione delle eccezioni?

Come eseguire la convalida (in pratica):

Chiedete alla fabbrica di condividere:

• Un modello vuoto del modulo per la gestione delle eccezioni
• Un esempio di checklist QC per i materiali in entrata
• Un breve video che mostri un tour del magazzino, dell’area di pesatura, dell’area produttiva e del laboratorio

Fase 2: Controlli durante la fase di campionamento (non valutare la qualità esclusivamente in base alla consistenza)

Cosa dovete fare durante il campionamento

1. Utilizzate un semplice foglio di accettazione del campione (aspetto, odore, pH target, sensazione di viscosità, assorbimento, finitura).
2. Richiedere un campione ripetuto realizzato in un giorno diverso utilizzando la stessa versione della formula.
3. Bloccare il codice di una versione della formula prima di passare alla produzione in serie.

Come eseguire la convalida (in pratica):

Chiedere a qualsiasi costruttore automobilistico (OEM):

• "Eseguite test sul contenuto netto e sull'integrità della chiusura della confezione da noi scelta?"
• "Convalidate il processo di riempimento mediante una corsa di prova su campione?"
• "Potete condividere quali test eseguite e quali criteri definiscono l'esito positivo/negativo?"

Fase 3: Documentazione e prove pre-produzione (documenti + test volti a ridurre il rischio legato alla produzione in serie)

I documenti minimi che dovreste richiedere

Materie prime e formula

• Elenco INCI
• Certificato di analisi (COA) per le materie prime critiche (in particolare principi attivi chiave)
• Scheda di dati di sicurezza (MSDS), ove necessaria per il trasporto e la sicurezza

Controllo qualità (QC) e produzione

• Scheda tecnica del prodotto finito (intervallo di pH, intervallo di viscosità, standard di aspetto, limiti microbiologici)
• Piano di controllo qualità (QC): quali parametri vengono verificati all’arrivo delle materie prime, durante il processo produttivo e nelle fasi finali
• Struttura del record di lotto (anche in forma anonimizzata)

Imballaggio

• Specifiche dell’imballaggio (materiale, tipo di pompa, tipo di liner)
• Piano di ispezione dell’imballaggio e metodo di campionamento

Come eseguire la convalida (in pratica):

Quando richiedete un COA, non accontentatevi di accettarlo passivamente. Chiedete:

• "Verificate i valori indicati nel COA mediante analisi interne all’arrivo?"
• "Se una materia prima non supera i controlli, che cosa accade successivamente? Quarantena? Feedback al fornitore? Azione correttiva?"

Fase 4: Prima protezione in serie (come garantire la sicurezza del lancio)

Cosa dovete predisporre per il vostro primo ordine

1. Campione aureo: l’unità di riferimento approvata, conservata da entrambe le parti.
2. Criteri di rilascio: concordare cosa significhi "accettabile" (pH, viscosità, carica microbica, aspetto).
3. Ispezione pre-speditiva: definire le regole di ispezione (controllo qualità interno e/o terza parte).
4. Campioni di conservazione: conservare campioni da ogni lotto per garantire la tracciabilità.

Come eseguire la convalida (in pratica):

Chiedere a qualsiasi costruttore automobilistico (OEM):

• "Che cosa include esattamente la vostra ispezione del primo articolo?"
• "Con quale frequenza effettuate i test per gli indicatori microbiologici durante la produzione?"
• "Monitorate quotidianamente la qualità dell’acqua?"

Che cosa succede in caso di problemi post-vendita (reclami, resi e causa radice)?

La vera maturità qualitativa di un'azienda emerge quando si verifica un problema.

Come eseguire la convalida (in pratica):

Chiedi:

• in caso di reclamo, è possibile risalire al relativo registro del lotto?
• sono previste procedure di azioni correttive e preventive (CAPA)?
• come si determina se si tratta di un problema legato al lotto o a un errore nella manipolazione?

Un rapido elenco di controllo che è possibile copiare per qualsiasi valutazione di prodotti per la cura della pelle da parte di un OEM

Prima del prelievo dei campioni

• Processo di controllo qualità illustrato in modo chiaro
• È prevista un’ispezione in ingresso per materie prime e imballaggi
• Sono previsti controlli relativi all’acqua, all’ambiente e all’igiene nelle aree di produzione
• Esistono moduli per la gestione delle eccezioni e azioni correttive

Durante il prelievo del campione

• La compatibilità dell’imballaggio viene valutata fin dalle fasi iniziali
• È possibile ripetere il campionamento (riproducibilità)
• Viene utilizzato il controllo delle versioni della formula

Prima della produzione in grande quantità

• Scheda tecnica e piano di controllo qualità forniti
• Il certificato di analisi (COA) viene verificato mediante i test effettuati all’arrivo
• Le regole per l’ispezione del primo articolo sono definite
• I criteri di rilascio sono concordati per iscritto

Vuoi utilizzare questo approccio con il tuo prossimo fornitore?

Se ci comunichi (1) il tipo di prodotto, (2) il mercato di destinazione e (3) il formato dell’imballaggio, possiamo suggerirti un piano pratico di controllo qualità pre-produzione, comprensivo dei documenti da richiedere e delle prove più appropriate in base al tuo livello di rischio.