Comment les marques peuvent-elles valider les soins cutanés OEM avant la production ?

Avant de passer une commande en gros, vous devez disposer d'une preuve que le fabricant de produits de soins de la peau est capable de produire, à grande échelle, un produit aussi sûr et stable. Cela revêt une importance particulière pour les marques sud-américaines de soins de la peau, en raison des longues distances de transport ainsi que des conditions chaudes et humides.

Cet article est rédigé comme un guide de validation à l’usage des propriétaires de marques. Nous examinerons Le processus de contrôle qualité de Livepro en tant qu’exemple concret de « bon contrôle qualité » et nous expliquerons comment vous pouvez le vérifier lors de l’évaluation de tout fabricant. Ce sujet est également directement lié aux stratégies de maîtrise des risques décrites dans notre Guide de fabrication OEM destiné aux marques de soins de la peau.

La feuille de route de validation qualité (ce qu’il faut vérifier et à quel moment)

Envisagez la validation comme une simple séquence :

1. Vérifications préalables à l’échantillonnage effectuées chez le fabricant (disposent-ils d’un véritable contrôle qualité ou uniquement de certificats ?)
2. Vérifications à l’étape d’échantillonnage (peuvent-ils reproduire ce que vous avez approuvé ?)
3. Preuves préalables à la production (documents + essais permettant de réduire les risques)
4. Première protection en série (échantillon de référence, inspections et actions correctives)

Voici ce qui a effectivement fonctionné pour de nombreux acheteurs : considérez chaque étape comme une porte de contrôle. Si l’usine ne parvient pas à franchir les portes de contrôle initiales, vous ne « comptez pas » sur une amélioration ultérieure. Vous passez à un autre fournisseur.

Étape 1 : Vérifications préalables à l’échantillonnage dans l’usine (le filtre « cela vaut-il la peine que j’y consacre mon temps ? »)

Ce que vous devriez demander à toute usine

• Effectuez-vous des contrôles entrants des matières premières et des emballages ?
• Effectuez-vous des analyses de la qualité de l’eau utilisée dans la production ?
• Effectuez-vous une surveillance de l’environnement et de l’hygiène dans les zones de remplissage ?
• Quelles sont vos règles d’inspection du premier article avant le début du remplissage ?
• Conservez-vous les registres de lots et les échantillons de conservation ?
• Lorsqu’un problème survient, disposez-vous d’un processus documenté de gestion des exceptions ?

Comment valider (en pratique) :

Demandez à l’usine de fournir :

• Un modèle vierge de formulaire de gestion des exceptions
• Une fiche d’autocontrôle qualité (QC) type pour les matières premières entrantes
• Une courte vidéo présentant une visite guidée de l’entrepôt, de la zone de pesée, de la zone de production et du laboratoire

Étape 2 : Contrôles lors de l’étape d’échantillonnage (ne jugez pas la qualité uniquement sur la texture)

Ce que vous devez faire lors de l’échantillonnage

1. Utilisez une fiche simple d’acceptation des échantillons (apparence, odeur, pH cible, sensation de viscosité, absorption, finition).
2. Demander un échantillon de répétition réalisé un autre jour, en utilisant la même version de formule.
3. Verrouiller un code de version de formule avant de passer à la production en série.

Comment valider (en pratique) :

Interroger tout équipementier (OEM) :

• "Effectuez-vous des tests du contenu net et de l’intégrité de la fermeture sur l’emballage que nous avons choisi ?"
• "Validez-vous le procédé de remplissage au moyen d’un essai pilote ?"
• "Pouvez-vous indiquer quels essais vous réalisez et quels critères définissent la réussite ou l’échec ?"

Étape 3 : Preuves préalables à la production (documents + essais permettant de réduire les risques liés à la production en série)

Les documents minimums que vous devriez demander

Matières premières et formule

• Liste INCI
• Certificat d'analyse (COA) pour les matières premières critiques (en particulier les principes actifs clés)
• Fiche de données de sécurité (FDS) lorsque nécessaire pour le transport et la sécurité

Contrôle qualité et production

• Fiche technique du produit fini (plage de pH, plage de viscosité, normes d'apparence, limites microbiologiques)
• Plan de contrôle qualité : éléments analysés aux stades des matières entrantes, en cours de fabrication et final
• Structure du registre de lot (même anonymisé)

Emballage

• Spécifications d'emballage (matériau, type de pompe, type de doublure)
• Plan d'inspection des emballages et méthode d'échantillonnage

Comment valider (en pratique) :

Lorsque vous demandez un COA, ne vous contentez pas de l'accepter. Posez plutôt la question suivante :

• « Vérifiez-vous les valeurs indiquées sur le COA par des analyses internes à l'arrivée ? »
• « Si une matière première est défectueuse, que se passe-t-il ensuite ? Mise en quarantaine ? Retour d’information au fournisseur ? Action corrective ? »

Étape 4 : Première protection en série (comment sécuriser votre lancement)

Ce que vous devez mettre en place pour votre première commande

1. Échantillon doré : l’unité de référence approuvée, conservée par les deux parties.
2. Critères de libération : convenir ensemble de ce que signifie « acceptable » (pH, viscosité, microbio, aspect).
3. Inspection avant expédition : définir les règles d’inspection (CQ interne et/ou tiers).
4. Échantillons de conservation : conserver un échantillon de chaque lot à des fins de traçabilité.

Comment valider (en pratique) :

Interroger tout équipementier (OEM) :

• « Que comprend exactement votre inspection du premier article ? »
• « À quelle fréquence effectuez-vous des tests microbiologiques pendant la production ? »
• « Contrôlez-vous quotidiennement la qualité de l’eau ? »

Et pour les problèmes après-vente (réclamations, retours et causes profondes) ?

La véritable maturité qualité d’un fournisseur se révèle lorsqu’un problème survient.

Comment valider (en pratique) :

Demandez :

• si une réclamation se produit, pouvez-vous la retracer jusqu’à l’enregistrement du lot concerné ?
• disposez-vous de procédures d’actions correctives et préventives (CAPA) ?
• comment déterminez-vous s’il s’agit d’un problème lié au lot ou à la manipulation ?

Une liste de contrôle rapide que vous pouvez copier pour toute évaluation de soins de la peau destinés aux équipementiers (OEM)

Avant le prélèvement d’échantillons

• Processus de contrôle qualité expliqué clairement
• Une inspection en entrée est effectuée sur les matières premières et les emballages
• Des contrôles relatifs à l’eau, à l’environnement et à l’hygiène sont mis en place dans les zones de production
• Des formulaires de gestion des exceptions et des actions correctives existent

Pendant l’échantillonnage

• La compatibilité de l’emballage est prise en compte dès les premières étapes
• Un nouvel échantillonnage est possible (reproductibilité)
• Un système de contrôle des versions de la formule est utilisé

Avant la fabrication en grande quantité

• La fiche technique et le plan de contrôle qualité sont fournis
• Le certificat d’analyse (COA) est vérifié à l’aide des essais effectués sur les matières entrantes
• Les règles d’inspection du premier article sont définies
• Les critères de mise sur le marché sont convenus par écrit

Souhaitez-vous appliquer cette approche à votre prochain fournisseur ?

Si vous partagez (1) le type de produit, (2) le marché cible et (3) le format d’emballage, nous pouvons vous proposer un plan pratique de contrôle qualité préalable à la production, y compris les documents à demander et les essais adaptés à votre niveau de risque.