Hoe kunnen merken OEM-huidverzorgingsproducten valideren voordat ze in productie gaan?

Voordat u een grotere bestelling plaatst, hebt u bewijs nodig dat een huidverzorgingsfabrikant hetzelfde veilige en stabiele product op grote schaal kan produceren. Dit is belangrijk voor Zuid-Amerikaanse huidverzorgingsmerken vanwege de lange transportafstanden en de warme, vochtige omstandigheden.

Dit artikel is geschreven als validatiegids voor merkeigenaren. We nemen Livepro’s QC-proces als voorbeeld van wat 'goede kwaliteitscontrole' inhoudt en hoe u deze kunt verifiëren bij de beoordeling van elke fabriek. Dit onderwerp is ook direct gerelateerd aan de risicobeheersstrategieën in onze OEM-productiegids voor huidverzorgingsmerken.

De kwaliteitsvalidatieroute (wat moet u controleren en wanneer?)

Denk aan validatie als een eenvoudige opeenvolging:

1. Controles van de fabriek vóór bemonstering (hebben ze daadwerkelijke kwaliteitscontrole of alleen certificaten?)
2. Controles in de monsterfase (kunnen zij reproduceren wat u heeft goedgekeurd?)
3. Bewijs voorafgaand aan de productie (documenten + tests die het risico verminderen)
4. Eerste massaproductiebescherming (gouden monster, inspecties en correctieve maatregelen)

Dit werkte daadwerkelijk voor veel kopers: behandel elke fase als een poort. Als de fabriek de eerdere poorten niet kan passeren, ‘hoop’ u niet dat ze later zullen verbeteren. U gaat verder naar een andere leverancier.

Fase 1: Fabriekscontroles vóór het nemen van monsters (het filter ‘is dit mijn tijd waard?’)

Wat u elke fabriek moet vragen

• Voert u ingaande inspectie uit voor grondstoffen en verpakking?
• Test u de kwaliteit van het water dat wordt gebruikt in de productie?
• Voert u monitoring uit van milieu- en hygiëneomstandigheden in vulruimtes?
• Wat zijn uw regels voor de eerste-iteminspectie voordat het vullen begint?
• Bijhoudt u partijregistraties en bewaart u retentievoorbeelden?
• Heeft u, wanneer er iets misgaat, een gedocumenteerd proces voor uitzonderingsbeheer?

Hoe te valideren (praktisch):

Vraag de fabriek om het volgende te delen:

• Een lege sjabloon van het formulier voor uitzonderingsbeheer
• Een voorbeeld van een QC-controlelijst voor inkomende materialen
• Een korte video-begeleiding van het magazijn, het weeggebied, de productieafdeling en het laboratorium

Fase 2: Controles tijdens de bemonsteringsfase (beoordeel de kwaliteit niet uitsluitend op basis van de textuur)

Wat u tijdens de bemonstering moet doen

1. Gebruik een eenvoudig acceptatieformulier voor monsters (uiterlijk, geur, pH-doelwaarde, viscositeitsgevoel, absorptie, afwerking).
2. Vraag om een herhaalde steekproef die op een andere dag wordt gemaakt met dezelfde formuleversie.
3. Vergrendel een formuleversiecode voordat u overgaat naar massaproductie.

Hoe te valideren (praktisch):

Vraag elk OEM:

• "Test u de netto-inhoud en de afdichtingsintegriteit van de verpakking die wij hebben gekozen?"
• "Valideert u het vulproces met een proefproductierun?"
• "Kunt u delen welke tests u uitvoert en wat als 'voldoende' of 'onvoldoende' wordt beschouwd?"

Fase 3: Bewijs voorafgaand aan de productie (documenten + tests die het risico bij massaproductie verminderen)

De minimale documenten die u dient aan te vragen

Grondstoffen en formule

• INCI-lijst
• COA voor kritieke grondstoffen (vooral belangrijke werkzame bestanddelen)
• MSDS indien nodig voor vervoer en veiligheid

Kwaliteitscontrole en productie

• Technische gegevensblad van het eindproduct (pH-bereik, viscositeitsbereik, uiterlijkse normen, microbiologische limieten)
• Kwaliteitscontroleplan: welke parameters worden getest bij inkomende materialen, tijdens de processtappen en in de eindfase
• Structuur van de partijregistratie (zelfs geanonimiseerd)

Verpakking

• Verpakkingspecificaties (materiaal, pompsoort, voeringstype)
• Inspectieplan voor verpakkingen en monsternameprocedure

Hoe te valideren (praktisch):

Wanneer u een COA aanvraagt, accepteert u deze niet zomaar. Vraag:

• "Controleert u de COA-waarden met behulp van interne tests bij binnenkomst?"
• "Als een grondstof niet aan de eisen voldoet, wat gebeurt er dan vervolgens? In quarantaine nemen? Feedback aan de leverancier geven? Correctieve maatregelen nemen?"

Fase 4: Eerste massale bescherming (hoe uw lancering veilig te houden)

Wat u voor uw eerste bestelling op moet zetten

1. Gouden monster: de goedgekeurde referentie-eenheid die beide partijen bewaren.
2. Vrijgavecriteria: overeenkomen wat "aanvaardbaar" betekent (pH, viscositeit, microbiologie, uiterlijk).
3. Inspectie vóór verzending: inspectieregels vastleggen (interne kwaliteitscontrole en/of externe partij).
4. Behoudmonsters: monsters van elke partij bewaren voor traceerbaarheid.

Hoe te valideren (praktisch):

Vraag elk OEM:

• "Wat wordt precies onderzocht bij uw inspectie van het eerste artikel?"
• "Hoe vaak test u tijdens de productie op microbiologische indicatoren?"
• "Controleert u dagelijks de waterkwaliteit?"

Hoe zit het met klantenservice na aankoop (klachten, retourneringen en oorzaakanalyse)?

De echte kwaliteitsvolwassenheid van een fabriek komt naar voren wanneer er een probleem optreedt.

Hoe te valideren (praktisch):

Vraag:

• als er een klacht ontstaat, kunt u deze dan traceren naar een partijrecord?
• heeft u corrigerende en preventieve actiemaatregelen (CAPA)?
• hoe bepaalt u of het een partijgerelateerd probleem of een probleem is veroorzaakt door verkeerde omgang?

Een snelle checklist die u kunt kopiëren voor elke OEM-huidverzorgingsbeoordeling

Voorafgaand aan bemonstering

• QC-proces duidelijk uitgelegd
• Er is een inkomende inspectie voor grondstoffen en verpakkingen
• Er zijn water-/omgevings-/hygiënecontroles voor productiegebieden
• Er bestaan formulieren voor foutafhandeling en corrigerende maatregelen

Tijdens het bemonsteren

• Verpakkingscompatibiliteit wordt vroeg in overweging genomen
• Herhaalde bemonstering is mogelijk (reproduceerbaarheid)
• Versiebeheer van de formule wordt toegepast

Voor de bulkproductie

• Specificatieblad en kwaliteitscontroleplan worden verstrekt
• Het certificaat van analyse (COA) wordt gecontroleerd aan de hand van binnenkomende tests
• Regels voor inspectie van het eerste product zijn gedefinieerd
• De vrijgavecriteria zijn schriftelijk overeengekomen

Wilt u deze aanpak toepassen op uw volgende leverancier?

Als u (1) het producttype, (2) de doelmarkt en (3) het verpakkingsformaat deelt, kunnen we een praktisch kwaliteitscontroleplan voorafgaand aan de productie voorstellen, inclusief welke documenten u dient aan te vragen en welke tests passend zijn voor uw risiconiveau.