Các Thương Hiệu Chăm Sóc Da Nên Chuẩn Bị Những Gì Trước Khi Sản Xuất OEM?

Một dự án OEM thành công thường phụ thuộc vào một yếu tố duy nhất: mức độ chuẩn bị của bạn trước khi nhà máy bắt đầu làm mẫu . Nếu các yêu cầu đầu vào của bạn rõ ràng, bạn sẽ nhận được báo giá chính xác, mẫu sản phẩm nhanh hơn và ít phải chỉnh sửa hơn.

Nếu các yêu cầu đầu vào của bạn mơ hồ, bạn vẫn sẽ nhận được mẫu, nhưng tiến độ sẽ bị chậm trễ, chi phí tiếp tục tăng và các quyết định thường được đưa ra quá muộn (thường là sau khi bao bì đã in xong).

Đối với các thương hiệu Nam Mỹ, rủi ro còn cao hơn do nhiệt độ cao, độ ẩm lớn và hành trình vận chuyển dài có thể nhanh chóng làm bộc lộ những điểm yếu trong công thức và bao bì.

Dưới đây là danh sách kiểm tra thực tế trước sản xuất mà bạn có thể sử dụng trước khi gửi tin nhắn đầu tiên tới nhà sản xuất OEM.

Bước 1: Xác nhận Định Hướng Sản Phẩm Của Bạn

Trước tiên, hãy tóm tắt định vị sản phẩm trong một câu. Điều này giúp bạn tập trung và hỗ trợ nhà sản xuất OEM đề xuất hệ nền phù hợp.

Ví dụ:
"Đây là kem dưỡng ẩm mặt hàng ngày dạng nhẹ, được thiết kế dành riêng cho da dầu đến da hỗn hợp, cần cấp ẩm mà không gây bóng nhờn trong điều kiện thời tiết ấm áp và ẩm ướt."

Sau đó khóa lại 1–2 kết quả nổi bật mà bạn muốn nhấn mạnh. Tránh cố gắng tích hợp quá nhiều chức năng trong một mã sản phẩm duy nhất (làm sáng da + chống lão hóa + kiểm soát mụn + làm dịu + phục hồi hàng rào da). Đây chính là nguyên nhân khiến công thức trở nên đắt đỏ, kém ổn định hoặc hiệu quả không như mong đợi.

Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, các thương hiệu ra mắt đúng tiến độ đều có định hướng sản phẩm rõ ràng và đã phát triển sản phẩm đầu tiên thành một sản phẩm lấy doanh số làm trọng tâm, có thể bán đi bán lại một cách ổn định.

Cũng cần xác định quy mô dòng sản phẩm đầu tiên của bạn. Nếu bạn chưa chắc chắn về nhu cầu thị trường, hãy bắt đầu với 1–3 mã sản phẩm (SKU). Mỗi biến thể bổ sung đều làm tăng chu kỳ thử nghiệm mẫu, khối lượng công việc liên quan đến bao bì và độ phức tạp trong việc đáp ứng mức đặt hàng tối thiểu (MOQ).

Bước 2: Xây dựng Bản tóm tắt yêu cầu gửi nhà sản xuất OEM để nhận báo giá chính xác

Một bản tóm tắt có cấu trúc gửi tới nhà sản xuất OEM, giúp họ đưa ra báo giá chính xác và tránh phải làm lại.

Dưới đây là những gì thực sự hiệu quả đối với các nhà mua hàng mong muốn kết quả dự báo được: sử dụng bản tóm tắt yêu cầu OEM gồm các mục mà nhà máy thực sự có thể xử lý được.

Sao chép / dán mẫu bản tóm tắt yêu cầu OEM

• Loại sản phẩm: tinh chất / kem / sữa rửa mặt / kem dưỡng thể / kem chống nắng / dầu dưỡng thể
• Đối tượng người dùng + loại da: (và những vấn đề họ gặp phải)
• Loại độ hoàn thiện/kết cấu mong muốn: dạng gel-kem, thẩm thấu nhanh, không gây bết dính, mọng nước, mờ bóng, v.v.
• Thị trường mục tiêu: nơi bạn sẽ bán sản phẩm đầu tiên (ảnh hưởng đến yêu cầu tuân thủ và ghi nhãn)
• Sản phẩm tham khảo: 1–3 liên kết/hình ảnh + những điểm bạn thích ở chúng
• Thành phần bắt buộc phải có: và lý do (câu chuyện tiếp thị so với nhu cầu chức năng)
• Thành phần bắt buộc không được chứa: chất gây dị ứng, không hương liệu, "không chứa dầu khoáng", v.v.
• Loại bao bì + dung tích: bình bơm, bao bì kín khí (airless), tuýp, lọ; 30 ml/50 ml/200 ml
• Hướng dẫn trang trí bao bì: nhãn dán, in lụa, ép nhũ, yêu cầu về màu sắc
• Dự kiến số lượng đặt hàng lần đầu: ngay cả một khoảng ước tính cũng rất hữu ích
• Tài liệu bắt buộc: danh sách thành phần theo chuẩn INCI, bảng thông số kỹ thuật (spec sheet), khả năng cung cấp chứng nhận phân tích (COA)/bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS)
• Thời điểm: cửa sổ ra mắt mục tiêu + bất kỳ ngày cố định nào

Tài liệu tóm tắt này thực hiện hai việc: giảm thiểu hiểu lầm và trao cho bạn lợi thế trong giai đoạn sau nhờ có một mốc chuẩn được ghi chép rõ ràng.

Bước 3: Chuẩn bị Quy trình Ra quyết định của Bạn

Công việc của nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) không chậm. Chính việc ra quyết định mới chậm. Nếu đội ngũ của bạn cần hai tuần để phản hồi mỗi mẫu, dự án sẽ tiến triển rất chậm.

Trước khi bắt đầu, hãy xác định bốn mốc phê duyệt:

1. Hướng công thức đã được phê duyệt (kết cấu, mùi, ngoại quan, khoảng chi phí)

2. Bao bì đã được phê duyệt (loại, vật liệu, kích thước, phương pháp trang trí)

3. Nhãn và các tuyên bố đã được phê duyệt (văn bản cuối cùng đã được khóa)

4. Mẫu vàng tiền sản xuất đã được phê duyệt (mẫu tham chiếu của bạn cho lô hàng đại trà)

Thiết lập một quy tắc nội bộ giúp tiết kiệm hàng tuần: chỉ định người chịu trách nhiệm ra quyết định, người có thể phản hồi trong vòng 48–72 giờ để lấy mẫu nhằm thu thập phản hồi và phê duyệt.

Chúng tôi đã chứng kiến việc này thất bại khi thương hiệu chờ đợi ý kiến của mọi người ở mỗi vòng đánh giá. Phòng thí nghiệm có thể điều chỉnh nhanh chóng, nhưng chỉ khi phản hồi của bạn được gửi đi nhanh chóng và nhất quán.

Bước 4: Xác minh năng lực nhà sản xuất gốc (OEM) trước khi đi sâu vào hợp tác

Đừng đợi đến sau ba vòng lấy mẫu mới phát hiện ra nhà máy không đáp ứng được yêu cầu bao bì của bạn hoặc không có quy trình kiểm soát chất lượng (QC) thực tế.

Danh sách kiểm tra sự phù hợp về năng lực

Hãy hỏi nhà sản xuất gốc (OEM):

• Bạn thường sản xuất những dạng sản phẩm nào (nhũ tương, gel, dầu, hệ thống dạng kem chống nắng)?
• Bạn có hỗ trợ kiểm nghiệm nội bộ không (kiểm tra độ ổn định cơ bản, kiểm tra vi sinh, kiểm tra tính tương thích)?
• MOQ và thời gian giao hàng tiêu chuẩn của bạn cho các sản phẩm tương tự là bao nhiêu?
• Quy trình kiểm soát chất lượng (QC) của bạn như thế nào: kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra trong quá trình sản xuất, kiểm tra cuối cùng?

Yêu cầu một "chuỗi bằng chứng", chứ không chỉ đơn thuần là các chứng chỉ

Yêu cầu:

• Một mẫu biểu mẫu đặc tả sản phẩm thành phẩm
• Quy trình kiểm soát chất lượng (QC) tổng quan (từ nguyên vật liệu đầu vào → trong quá trình sản xuất → thành phẩm xuất kho)
• Cấu trúc hồ sơ lô sản xuất đã được ẩn danh (ngay cả mẫu trống cũng được chấp nhận)
• Chính sách lưu mẫu (họ có lưu mẫu từ mỗi lô sản xuất hay không?)

Đây là những bằng chứng thực tế. Một nhà máy có thể cung cấp các tài liệu này thường đang vận hành với kỷ luật quy trình thực sự.

Để xem danh sách từng bước về các bằng chứng kiểm soát chất lượng (COA, biểu mẫu đặc tả, hồ sơ lô sản xuất, mẫu chuẩn), hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi tại các thương hiệu có thể xác thực chất lượng sản phẩm của nhà sản xuất gốc (OEM) trước khi sản xuất như thế nào .

Bước 5: Chuẩn bị lấy mẫu

Mục tiêu thực sự của bạn là xác nhận công thức có thể được lặp lại và sẽ hoạt động ổn định trong bao bì mà bạn đã chọn.

Sử dụng bảng đánh giá mẫu

Bao gồm:

• Ngoại hình, màu sắc, độ mạnh của mùi
• Khả năng lan tỏa, khả năng thẩm thấu, độ để lại cặn, cảm giác sau khi sử dụng
• dải pH mục tiêu (nhà sản xuất gốc có thể đề xuất một dải giá trị)
• Độ nhớt mục tiêu (một lần nữa, là dải giá trị chứ không phải một con số duy nhất)
• Bất kỳ ghi chú nào về khả năng gây kích ứng (rất quan trọng đối với sản phẩm hướng đến da nhạy cảm)

Sử dụng kiểm soát phiên bản ngay từ ngày đầu tiên

Yêu cầu:

• Mã phiên bản công thức (V1, V2, V3)
• Mã hương liệu (nếu có sử dụng)
• Thỏa thuận về các thành phần thay thế được chấp nhận (hoặc "không được thay thế mà không có sự phê duyệt")

Điều này ngăn ngừa vấn đề kinh điển: mẫu thử là một thứ, trong khi lô sản xuất hàng loạt lại là một thứ khác.

Chọn kế hoạch kiểm tra theo mức độ rủi ro

• Cơ bản: vi sinh học + kiểm tra nhanh các yếu tố gây căng thẳng
• Tiêu chuẩn: đánh giá ổn định tăng tốc + kiểm tra tương thích bao bì
• Sẵn sàng bán lẻ: kiểm tra thách thức (khi có liên quan) + kiểm tra hỗ trợ tuyên bố (nếu cần)

Nếu bạn bán sản phẩm tại các khu vực có khí hậu ấm và ẩm ướt hoặc dự định vận chuyển đường dài, thì việc đánh giá ổn định và tính tương thích là các biện pháp kiểm soát rủi ro.

Bước 6: Chuẩn bị bao bì và minh họa

Hãy quyết định sớm việc bạn muốn sử dụng bao bì sẵn có hay bao bì tùy chỉnh.

So sánh giữa bao bì sẵn có và bao bì tùy chỉnh

• Bao bì sẵn có: nhanh hơn, rủi ro thấp hơn, phù hợp hơn cho các lần ra mắt đầu tiên
• Khuôn tùy chỉnh / hoàn thiện đặc biệt: thời gian chờ dài hơn, yêu cầu nhiều bước phê duyệt hơn, dễ phát sinh thêm các yếu tố gây chậm trễ

Cũng coi bao bì là yếu tố chức năng, không chỉ là yếu tố thẩm mỹ:

• Bơm có hoạt động được với độ nhớt này không?
• Công thức có bị phai màu trong chai trong suốt dưới ánh sáng mạnh không?
• Nắp đậy có kín khít để chịu được rung động trong quá trình vận chuyển không?

Nếu bạn vẫn đang phân vân giữa hũ, tuýp, bơm hay chai không khí, hãy tham khảo hướng dẫn lựa chọn bao bì của chúng tôi giải thích rõ từng định dạng phù hợp nhất cho mục đích nào và những điểm cần lưu ý.

Danh sách kiểm tra sẵn sàng cho hình ảnh minh họa (artwork)

• Chuẩn bị những hạng mục sau càng sớm càng tốt:
• Tệp thương hiệu (logo, font chữ, mã màu)
• Kế hoạch mã vạch (hoặc đơn vị nào sẽ tạo mã vạch)
• Thông số kỹ thuật đóng gói thùng/carton (nếu bạn bán hàng B2B)
• Quy tắc định dạng lô sản xuất/ngày hết hạn (thay đổi tùy theo thị trường và quy trình của nhà sản xuất gốc – OEM)

Bước 7: Đáp ứng quy định & Chuẩn bị nhãn

Công việc làm nhãn trở nên khó khăn khi thực hiện ở giai đoạn muộn. Trước khi hoàn tất thiết kế, hãy xác định rõ các thông tin đầu vào:

• Thứ tự danh sách INCI (từ nhà sản xuất gốc – OEM)
• Định dạng khối lượng/dung tích thực tế
• Vị trí mã lô/số hạn sử dụng
• Thông tin nhà sản xuất / Bên chịu trách nhiệm (phụ thuộc vào thị trường)

Sau đó, thiết lập quy tắc đối với các tuyên bố trên nhãn: chỉ đưa ra những tuyên bố được công thức và kết quả kiểm nghiệm hỗ trợ. Việc đưa ra tuyên bố quá mức sẽ dẫn đến việc phải viết lại nhãn vào phút chót và có thể tạo ra rủi ro thực sự về tuân thủ quy định.

Bước 8: Chuẩn bị điều khoản thương mại

Mối quan hệ chuyên nghiệp với nhà sản xuất gốc (OEM) không chỉ xoay quanh công thức sản phẩm. Hãy chuẩn bị sẵn các giả định thương mại ngay từ đầu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí mà bạn cần hiểu rõ

• Mức độ và độ phức tạp của hoạt chất
• Lựa chọn hương liệu và các yếu tố liên quan đến dị ứng
• Loại bao bì và phương pháp trang trí bao bì
• Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và kích thước lô sản xuất
• Yêu cầu kiểm tra
• Thời gian giao hàng và lập lịch sản xuất trong mùa cao điểm

Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) và kế hoạch chi phí nhập khẩu thực tế

Xác nhận nội dung bao gồm trong báo giá của bạn:

• FOB so với CIF so với DDP
• Phương thức vận chuyển và thời gian dự phòng
• Thủ tục thông quan và các khoản phí địa phương

Đối với các nhà mua ở Nam Mỹ, thời gian vận chuyển và điều kiện bảo quản có thể khó dự đoán. Hãy xây dựng một khoảng đệm.

Bước 9: Bảo vệ Thương hiệu của Bạn

Trước khi thanh toán cho công việc tùy chỉnh, hãy làm rõ quyền sở hữu:

• Ai là chủ sở hữu công thức (và "tùy chỉnh" nghĩa là gì)?
• Ai là chủ sở hữu các tập tin thiết kế đồ họa và khuôn bao bì (nếu có)?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu sau này bạn đổi nhà cung cấp?

Cũng cần xác định rõ quy trình kiểm soát thay đổi:

• Những thay đổi nào yêu cầu lấy mẫu lại hoặc kiểm tra lại (hương liệu, chất bảo quản, vật liệu bao bì)?
• Điều gì đòi hỏi phải được phê duyệt lại và điều gì thì không?

Những cuộc trao đổi này có thể khiến bạn cảm thấy ngại ngùng, nhưng chúng giúp ngăn ngừa những xung đột lớn hơn về sau.

• Danh sách kiểm tra cuối cùng trước sản xuất hàng loạt (Go/No-Go)
• Trước khi bạn phê duyệt sản xuất hàng loạt, hãy xác nhận:
• Yêu cầu từ nhà sản xuất gốc (OEM) đã được hoàn tất + báo giá/bảng chào hàng (PI) đã được xác nhận + thời gian dẫn đầu (lead time) đã được thống nhất
• Phiên bản công thức đã được khóa + việc phê duyệt mẫu đã được ghi nhận
• Thông số kỹ thuật bao bì đã được xác nhận + kế hoạch hoặc việc kiểm tra tính tương thích đã được thực hiện
• Nội dung nhãn và các tuyên bố trên nhãn đã được khóa
• Bằng chứng kiểm soát chất lượng (QC) đã được xác nhận (bảng thông số kỹ thuật, kỳ vọng về Giấy chứng nhận phân tích – COA, cấu trúc hồ sơ lô sản xuất)
• Mẫu chuẩn (golden sample) và tiêu chí phóng thích đã được thống nhất
• Phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng quốc tế (incoterms) và thời gian dự phòng đã được xác nhận

Nếu bạn muốn rút ngắn tiến độ một cách an toàn, hãy tập trung vào hai yếu tố: bản yêu cầu chi tiết rõ ràng và quy trình phê duyệt nhanh chóng. Mọi khâu còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn.