Quelles marques de soins de la peau doivent se préparer avant la production OEM ?

Un projet OEM réussi repose généralement sur un seul facteur : votre niveau de préparation avant que l’usine ne commence la fabrication des échantillons . Si vos consignes sont claires, vous obtenez des devis précis, des échantillons plus rapides et moins de révisions.

Si vos consignes sont floues, vous obtiendrez tout de même des échantillons, mais les délais s’allongent, les coûts continuent d’augmenter et les décisions sont prises trop tard (souvent après que l’emballage a déjà été imprimé).

Pour les marques sud-américaines, les risques sont plus élevés, car la chaleur, l’humidité et les longues distances de transport peuvent rapidement révéler des faiblesses dans la formule ou l’emballage.

Ci-dessous figure une liste de vérification pratique à utiliser avant d’envoyer votre premier message à un fabricant OEM.

Étape 1 : Confirmer la direction de votre produit

Commencez par résumer en une phrase le positionnement du produit. Cela vous aide à rester concentré et permet au fabricant OEM de vous proposer le système de base adapté.

Exemple :
« Il s’agit d’une crème hydratante quotidienne légère, conçue pour les peaux mixtes à grasses nécessitant une hydratation sans effet brillant dans les climats chauds et humides. »

Ensuite, verrouillez 1 à 2 résultats phares que vous souhaitez mettre en avant. Évitez de vouloir tout faire dans un seul SKU (éclaircissement + anti-âge + contrôle de l’acné + apaisement + réparation de la barrière cutanée). C’est ainsi que les formules deviennent coûteuses, instables ou décevantes.

Selon notre expérience, les marques qui lancent leurs produits dans les délais ont une orientation produit claire et ont développé leur premier produit en un produit axé sur les ventes, pouvant être vendu de façon répétée.

Déterminez également la taille de votre première gamme. Si vous n’êtes pas sûr de la demande, commencez avec 1 à 3 SKUs. Chaque variante supplémentaire ajoute des cycles d’échantillonnage, des travaux d’emballage et une complexité accrue liée aux quantités minimales de commande (MOQ).

Étape 2 : Rédiger un cahier des charges OEM permettant d’obtenir des devis précis

Un cahier des charges structuré destiné à l’OEM, afin qu’il puisse établir un devis précis et éviter les retouches.

Voici ce qui a réellement fonctionné pour les acheteurs souhaitant des résultats prévisibles : utiliser un cahier des charges OEM comportant des champs exploitables concrètement par l’usine.

Copier/coller le modèle de cahier des charges OEM

• Type de produit : sérum / crème / nettoyant / lait corporel / écran solaire / huile corporelle
• Utilisateur cible + type de peau : (et les problèmes auxquels il est confronté)
• Aspect/textura cible : gel-crème, absorption rapide, non collant, effet lumineux, mat, etc.
• Marché(s) cible(s) : lieu(x) où vous commercialiserez le produit en premier (cela influence la conformité et l’étiquetage)
• Produits de référence : 1 à 3 liens/photographies + ce que vous appréciez chez eux
• Ingrédients obligatoires : et pourquoi (argument marketing vs besoin fonctionnel)
• Ingrédients à exclure absolument : allergènes, sans parfum, « sans huile minérale », etc.
• Type d’emballage + contenance : pompe, système airless, tube, pot ; 30 ml / 50 ml / 200 ml
• Direction pour la décoration : étiquette, sérigraphie, dorure à chaud, exigences en matière de couleurs
• Quantité estimée de la première commande : même une fourchette approximative est utile
• Documents requis : liste INCI, fiche technique, disponibilité du certificat d’analyse (COA) ou de la fiche de données de sécurité (FDS)
• Calendrier : fenêtre de lancement cible + toutes les dates fixes

Ce cahier des charges remplit deux fonctions : il réduit les malentendus et vous donne un levier ultérieur, car vous disposez d'une référence écrite.

Étape 3 : Préparez votre flux de décision

Le travail des équipementiers (OEM) n’est pas lent. C’est la prise de décision qui l’est. Si votre équipe a besoin de deux semaines pour répondre à chaque échantillon, le projet avancera au ralenti.

Avant de commencer, définissez quatre points de validation :

1. Orientation de la formule approuvée (texture, odeur, apparence, fourchette de coûts)

2. Emballage approuvé (type, matériau, dimensions, approche de décoration)

3. Étiquette et allégations approuvées (texte final verrouillé)

4. Échantillon doré pré-production approuvé (votre référence pour la production en série)

Établissez une règle interne qui permet d’économiser des semaines : désignez un responsable des décisions capable de répondre dans les délais 48 à 72 heures pour les retours et les approbations liés aux échantillons.

Nous avons constaté que cela échoue lorsque la marque attend l’avis de chacun à chaque itération. Le laboratoire peut apporter des ajustements rapidement, mais uniquement si vos retours sont rapides et cohérents.

Étape 4 : Valider l’OEM avant d’aller plus loin

Ne tardez pas jusqu’après trois séries d’échantillons pour découvrir que l’usine ne peut pas gérer votre conditionnement ou qu’elle ne dispose pas de véritables contrôles qualité.

Liste de vérification de la correspondance des capacités

Posez à l’OEM les questions suivantes :

• Quels formats de produits fabriquez-vous régulièrement (émulsions, gels, huiles, systèmes de type crème solaire) ?
• Disposez-vous d’un support interne pour les essais (stabilité de base, analyses microbiologiques, essais de compatibilité) ?
• Quelles sont vos quantités minimales de commande (QMC) et vos délais de livraison habituels pour des produits similaires ?
• À quoi ressemble votre processus de contrôle qualité : inspection des matières entrantes, contrôle en cours de fabrication, inspection finale ?

Demandez une « chaîne de preuves », et non seulement des certificats

Demande :

• Un modèle d'une fiche technique d’un produit fini
• Un flux de contrôle qualité (CQ) général (entrants → en cours de fabrication → sortants)
• Une structure anonymisée des registres de lots (même un modèle vierge)
• Politique concernant les échantillons conservés (conservent-ils des échantillons provenant de chaque lot ?)

Il s’agit de preuves concrètes. Une usine capable de les fournir applique généralement une discipline réelle au niveau des processus.

Pour obtenir une liste pas à pas des éléments de preuve en matière de contrôle qualité à demander (certificat d’analyse, fiches techniques, registres de lots, échantillons de référence), consultez notre guide sur comment les marques peuvent valider la qualité des produits OEM avant la production .

Étape 5 : Préparation de l’échantillonnage

Votre objectif réel est de confirmer que la formule peut être reproduite fidèlement et qu’elle se comportera correctement dans l’emballage que vous avez choisi.

Utilisez une fiche d’évaluation des échantillons

Inclure :

• Apparence, couleur, intensité de l'odeur
• Facilité d'application, absorption, résidu, sensation après application
• plage cible de pH (le constructeur peut proposer une plage)
• Viscosité cible (là encore, une plage, et non une valeur unique)
• Toute observation relative à des irritations (très importante pour les produits destinés aux peaux sensibles)

Mettre en place un contrôle des versions dès le premier jour

Demander :

• Code de version de la formule (V1, V2, V3)
• Code de la fragrance (le cas échéant)
• Accord sur les substitutions acceptables (ou « aucune substitution sans approbation préalable »)

Cela évite le problème classique : l’échantillon est une chose, la production en grande quantité en devient une autre.

Choisissez un plan d'essai en fonction du niveau de risque

• Basique : microbiologie + contrôles rapides de résistance
• Standard : stabilité accélérée + compatibilité de l'emballage
• Prêt pour la vente au détail : essais de challenge (le cas échéant) + essais de soutien des allégations, si nécessaire

Si vous commercialisez vos produits dans des climats chauds et humides ou prévoyez un transport sur de longues distances, la stabilité et la compatibilité constituent des mesures de maîtrise des risques.

Étape 6 : Préparation de l'emballage et des éléments graphiques

Décidez dès le début si vous souhaitez utiliser un emballage standard ou un emballage personnalisé.

Emballage standard contre emballage personnalisé

• Standard : plus rapide, risque moindre, mieux adapté aux lancements initiaux
• Moule personnalisé / finitions spéciales : délai de livraison plus long, plus d'approbations requises, plus de facteurs susceptibles de provoquer des retards

Considérez également l'emballage comme fonctionnel, et pas seulement esthétique :

• La pompe fonctionnera-t-elle avec cette viscosité ?
• La formule va-t-elle se décolorer dans un flacon transparent exposé à une forte lumière ?
• Le bouchon assure-t-il une bonne étanchéité face aux vibrations lors du transport ?

Si vous hésitez encore entre pots, tubes, pompes ou flacons sans air, notre guide des options d'emballage explique à quoi convient le mieux chaque format et quels points méritent une attention particulière.

Liste de vérification de la préparation des éléments graphiques

• Préparez-les dès le début :
• Fichiers de marque (logo, polices, codes couleur)
• Plan de codes-barres (ou identité de l’entité qui les génère)
• Spécifications d’emballage en carton/caisse, si vous vendez en B2B
• Règles relatives au format des lots / dates de péremption (varient selon le marché et le processus de l’équipementier)

Étape 7 : Conformité et préparation des étiquettes

La réalisation des étiquettes devient fastidieuse lorsqu’elle intervient tardivement. Avant de finaliser la conception, figez les éléments suivants :

• Ordre de la liste INCI (fournie par l’OEM)
• Format de la teneur nette
• Emplacement du code de lot / date de péremption
• Informations sur le fabricant / la partie responsable (selon le marché)

Définissez ensuite une règle concernant les allégations : ne formulez que celles qui sont étayées par la formule et les essais réalisés. Des allégations excessives entraînent des réécritures de dernière minute des étiquettes et peuvent générer un risque réel de non-conformité.

Étape 8 : Préparation des conditions commerciales

Une relation professionnelle avec un OEM ne repose pas uniquement sur la formule. Anticipez dès le départ vos hypothèses commerciales.

Facteurs influençant les coûts que vous devez maîtriser

• Niveau et complexité de la substance active
• Choix de parfums et considérations relatives aux allergènes
• Type d'emballage et méthode de décoration
• Quantité minimale commandée (QMC) et taille des lots de production
• Exigences de test
• Délai d'exécution et planification en période de pointe

Conditions commerciales (Incoterms) et planification du coût final à destination

Confirmez ce que comprend votre devis :

• FOB contre CAF contre DDP
• Mode d'expédition et délai de sécurité
• Déclaration en douane et frais locaux

Pour les acheteurs d’Amérique du Sud, les délais d’expédition et les conditions de stockage peuvent être imprévisibles. Prévoyez une marge de sécurité.

Étape 9 : Protégez votre marque

Avant de payer pour des travaux sur mesure, clarifiez la propriété :

• Qui détient la formule (et que signifie exactement « sur mesure ») ?
• Qui détient les fichiers graphiques et les moules d’emballage (le cas échéant) ?
• Que se passe-t-il si vous changez de fournisseur ultérieurement ?

Définissez également le processus de maîtrise des changements :

• Quels changements nécessitent un nouveau prélèvement d’échantillon ou de nouveaux essais (parfum, conservateur, matériau d’emballage) ?
• Qu’est-ce qui exige une nouvelle approbation et qu’est-ce qui n’en nécessite pas ?

Ces discussions peuvent sembler malaisées, mais elles permettent d’éviter des conflits plus importants par la suite.

• Liste de vérification finale avant la production en série (Go/No-Go)
• Avant d'approuver la production en série, veuillez confirmer les points suivants :
• Brief constructeur finalisé + devis/facture proforma confirmé(e) + délais convenus
• Version de la formule verrouillée + approbation des échantillons documentée
• Spécifications d'emballage confirmées + vérifications de compatibilité planifiées ou réalisées
• Texte des étiquettes et allégations verrouillés
• Preuves de contrôle qualité confirmées (fiche technique, attentes en matière de certificat d'analyse (COA), structure des registres de lots)
• Échantillon de référence et critères de mise sur le marché convenus
• Mode d'expédition, incoterms et délai tampon confirmés

Si vous souhaitez raccourcir le calendrier en toute sécurité, concentrez-vous sur deux éléments : un brief solide et des validations rapides. Tout le reste devient alors plus facile.