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Ein erfolgreiches OEM-Projekt hängt meist von einer Sache ab: wie gut Sie vorab vorbereitet sind, bevor die Fabrik mit der Musterherstellung beginnt . Wenn Ihre Vorgaben klar sind, erhalten Sie präzise Angebote, schnellere Muster und weniger Nachbesserungen.
Wenn Ihre Vorgaben unklar sind, erhalten Sie zwar ebenfalls Muster, doch verzögert sich der Zeitplan, die Kosten steigen weiter an und Entscheidungen werden zu spät getroffen (häufig erst nachdem die Verpackung bereits gedruckt wurde).
Für südamerikanische Marken sind die Risiken höher, da Hitze, Luftfeuchtigkeit und lange Transportwege Formulierungs- und Verpackungsschwächen rasch offenbaren können.
Im Folgenden finden Sie eine praktische Checkliste für die Vorproduktionsphase, die Sie nutzen können, bevor Sie Ihre erste Nachricht an einen OEM senden.
Fassen Sie zunächst die Produktpositionierung in einem Satz zusammen. Das hilft Ihnen, den Fokus zu behalten, und ermöglicht es dem OEM, das richtige Basis-Formulierungssystem vorzuschlagen.
Beispiel:
"Dies ist eine leichtgewichtige tägliche Gesichtsfeuchtigkeitscreme für fettige bis gemischte Haut, die Feuchtigkeit ohne Glanz bei warmem, feuchtem Wetter benötigt."
Dann festlegen 1–2 zentrale Ergebnisse mit denen Sie starten möchten. Vermeiden Sie es, in einer einzigen SKU alles zu vereinen (Helligkeitssteigerung + Anti-Aging + Akne-Behandlung + Beruhigung + Barriere-Reparatur). So werden Formulierungen teuer, instabil oder enttäuschend.
Aufgrund unserer Erfahrung verfügen Marken, die termingerecht auf den Markt kommen, über eine klare Produktstrategie und haben ihr erstes Produkt zu einem verkaufsorientierten Produkt entwickelt, das sich wiederholt erfolgreich verkaufen lässt.
Legen Sie außerdem die Größe Ihrer ersten Produktlinie fest. Falls Sie unsicher bezüglich der Nachfrage sind, beginnen Sie mit 1–3 SKUs. Jede zusätzliche Variante erhöht den Aufwand für Probierzyklen, Verpackungsentwicklung und Mindestbestellmengen-Komplexität.
Ein strukturiertes Pflichtenheft für den OEM, anhand dessen dieser genau kalkulieren und Nacharbeiten vermeiden kann.
Folgendes hat sich bei Einkäufern bewährt, die vorhersehbare Ergebnisse erwarten: Verwenden Sie ein OEM-Pflichtenheft mit Feldern, die der Hersteller tatsächlich nutzen kann.
OEM-Pflichtenheft-Vorlage kopieren/einfügen
Dieses Briefing erfüllt zwei Zwecke: Es reduziert Missverständnisse und verschafft Ihnen später mehr Verhandlungsspielraum, da Sie über eine schriftlich festgelegte Ausgangsbasis verfügen.
Die Arbeit des OEM ist nicht langsam. Langsam ist die Entscheidungsfindung. Wenn Ihr Team für die Reaktion auf jede Probe zwei Wochen benötigt, wird das Projekt nur schleppend vorankommen.
Definieren Sie vor Beginn vier Freigabepunkte:
1. Genehmigung der Rezepturrichtung (Textur, Geruch, optischer Eindruck, Kostenrahmen)
2. Genehmigung der Verpackung (Typ, Material, Größe, Gestaltungsansatz)
3. Genehmigung von Etikett und Aussagen (endgültiger Text festgelegt)
4. Genehmigung der vorseriellen Musterprobe (Ihr Referenzexemplar für die Serienfertigung)
Führen Sie eine interne Regel ein, die wertvolle Wochen spart: Benennen Sie eine Entscheidungsverantwortliche Person, die innerhalb von 48–72 Stunden zur Probenentnahme für Feedback und Genehmigungen.
Wir haben gesehen, dass dies scheitert, wenn die Marke bei jeder Runde auf die Meinung aller wartet. Das Labor kann schnell Anpassungen vornehmen – vorausgesetzt, Ihr Feedback erfolgt zeitnah und konsistent.
Warten Sie nicht bis nach drei Probenrunden, um festzustellen, dass der Hersteller Ihre Verpackung nicht bewältigen kann oder über keine wirksamen Qualitätskontrollen verfügt.
Checkliste zur Eignungsabklärung
Fragen Sie den OEM:
Fordern Sie eine „Nachweiskette“ an, nicht nur Zertifikate
Anfrage:
Dies sind praktische Nachweismerkmale. Ein Werk, das diese vorlegen kann, arbeitet in der Regel mit echter Prozessdisziplin.
Für eine Schritt-für-Schritt-Aufstellung der anzufordernden Qualitätskontrollnachweise (Analysezertifikat, Spezifikationsblätter, Chargenprotokolle, Musterproben) lesen Sie unseren Leitfaden zu wie Marken die OEM-Produktqualität vor der Produktion validieren können .
Ihr eigentliches Ziel ist es, zu bestätigen, dass die Rezeptur reproduzierbar ist und sich in Ihrer gewählten Verpackung problemlos verhält.
Verwenden Sie ein Bewertungsblatt für Proben
Einschließen:
Verwenden Sie von Tag eins an Versionskontrolle
Fordern Sie an:
Dies verhindert das klassische Problem: Die Probe entspricht einer Sache, die Großserienfertigung einer anderen.
Wählen Sie einen Prüfplan entsprechend dem Risikograd
Wenn Sie in warmen, feuchten Klimazonen verkaufen oder einen Langstreckentransport planen, dienen Stabilitäts- und Verträglichkeitsprüfungen der Risikosteuerung.
Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie Standardverpackungen oder kundenspezifische Verpackungen wünschen.
Standardverpackung vs. kundenspezifische Verpackung
Behandeln Sie die Verpackung ebenfalls funktional und nicht nur optisch ansprechend:
Wenn Sie sich noch zwischen Gläsern, Tuben, Pumpen oder Airless-Flaschen entscheiden müssen, dann unser leitfaden zu Verpackungsoptionen erläutert, für welche Zwecke sich jedes Format am besten eignet und auf welche Aspekte zu achten ist.
Checkliste für die Druckvorlagereife
Die Etikettenarbeit wird mühsam, wenn sie zu spät erfolgt. Bevor Sie das Design endgültig festlegen, müssen die folgenden Angaben verbindlich festgelegt werden:
Legen Sie anschließend eine Regel für Werbeaussagen fest: Formulieren Sie ausschließlich solche Aussagen, die durch die Rezeptur und die durchgeführten Tests belegt sind. Übertreibungen bei Werbeaussagen führen zu letzten Änderungen am Etikett und bergen echte Risiken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Eine professionelle OEM-Beziehung basiert nicht allein auf der Rezeptur. Bereiten Sie Ihre geschäftlichen Annahmen von Anfang an vor.
Kostenfaktoren, die Sie verstehen sollten
Incoterms und Planung der Gesamtkosten am Bestimmungsort
Bestätigen Sie, was Ihr Angebot umfasst:
Für Käufer aus Südamerika können Lieferzeiten und Lagerbedingungen unvorhersehbar sein. Bauen Sie einen Puffer ein.
Bevor Sie für maßgeschneiderte Arbeiten bezahlen, klären Sie die Eigentumsverhältnisse:
Legen Sie zudem die Änderungskontrolle fest:
Diese Gespräche fühlen sich unangenehm an, verhindern aber größere Konflikte zu einem späteren Zeitpunkt.
Wenn Sie den Zeitplan sicher verkürzen möchten, konzentrieren Sie sich auf zwei Dinge: ein präzises Briefing und schnelle Freigaben. Alles andere wird dadurch einfacher.
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